Wir haben unsere Fragen nach dem Erfolg an das Projektteam von TU Wien und plan2net gemeinsam in einem Interview gestellt. Wir sprechen mit Sebastian Steiner (PR & Marketing, Product Owner) sowie Anita Arthold (Campus IT & Technical Product Owner) von der TU Wien. Für das Projektteam von plan2net berichten Oliver Gassner (Senior Lead Developer), Doriana Maruntelu (Developerin), Ioulia Kondratovitch (Accessibility Lead Developerin), Wolfgang Twaroch (Accessibility-Experte & Trainer) und Sabina Loicht (Account Management).
Wenn man heute auf das Webportal der TU Wien schaut: Was war der Startpunkt – und warum TYPO3?
Sabina: Ein wichtiger Meilenstein war die Entscheidung der TU Wien 2005, TYPO3 als zentrales CMS einzuführen – als Ablöse statischer Insellösungen und als Start einer langfristigen Open Source-Strategie. Diese Entscheidung wurde damals gemeinsam getroffen und es zeigt sich bis heute, dass diese Entscheidung richtig war - sie war der Startschuss für die strategische Entwicklung bis heute.
Eine Website zeigt sehr schnell, wo Organisationen noch Fragen offen haben. Was ist aus Eurer Sicht die größte Besonderheit des Webauftritts einer Universität?
Sebastian: Die spannende Erkenntnis ist: Die Kernanforderungen sind erstaunlich stabil geblieben. Schon am Anfang ging es darum, ein System zu haben, das sicher, performant und skalierbar ist – und das viele Redakteur:innen über die Organisation hinweg bedienen können.
Anita: Und dann kommt die Realität einer großen Organisation dazu: Strukturen ändern sich, Verantwortlichkeiten ändern sich – aber die Website muss stabil weiterlaufen. Das funktioniert nur, wenn man Weiterentwicklung nicht als Ausnahme, sondern als Daueraufgabe versteht.
Sebastian: Das ist ein Punkt, der oft unterschätzt wird: in einem solchen Umfeld ist ein CMS Plattform, Integrationsschicht und Governance-Instrument in einem – und zwar über Jahre.
Sebastian: Bei uns ist die Website oft ein Spiegel. Sie wirft organisatorische und strukturelle Fragen auf – weil plötzlich sichtbar wird: Warum geht das hier nicht? Und manchmal ist die Antwort einfach: Weil dahinter noch kein sauberer Prozess steht. Aber in den meisten Fällen haben wir gemeinsam eine gute Lösung gefunden, wie wir das sinnvoll abbilden können.
Die TU Wien ist seit 2022 WACA-zertifiziert. Aber WACA ist kein Stempel, sondern ein Prozess. Was ist dabei aus Eurer Sicht entscheidend?
Sebastian: Der wichtigste Punkt ist Rückhalt: Barrierefreiheit ist bei uns nicht nur Pflichterfüllung, sondern Qualitätsanspruch. Und man darf nicht glauben, dass Technik allein reicht. Wir haben viele Redakteur:innen – manche arbeiten täglich, manche nur selten. Da braucht es Schulungen, Prozesse und Qualitätssicherung.
Ein wirklich großes Thema, das viele Organisationen betrifft, sind barrierefreie Dokumente. Das ist ein extrem großer Brocken und auch bei uns ein Schwerpunkt.
TYPO3 ist schnell gelernt. Schwieriger ist oft, verständlich und barrierefrei zu schreiben. An der TU Wien habt ihr da ein sehr konsequentes Redaktionsmodell. Wie funktioniert das in der Praxis?
Sebastian: Bei uns gibt es einen klaren Grundsatz: Wer im Backend arbeiten will, muss Schulungen absolvieren. Das ist nicht nur ‚nice to have‘, sondern Voraussetzung. Da geht es um Zielgruppe und verständliches Schreiben – und besonders um Barrierefreiheit und Urheberrecht. Erst danach kommt der TYPO3-Crashkurs.
Wolfgang: Das ist wirklich besonders: dass Redakteur:innen programmgesteuert erst nach Schulung ins Backend dürfen, ist extrem konsequent. Zusätzlich gibt es einen Go Live-Check: neue Bereiche werden zunächst intern sichtbar geschaltet, dann prüft das Team unter anderem Überschriftenstruktur, Alternativtexte, Kriterien der Barrierefreiheit und Urheberrechtsangaben – erst danach gehen Inhalte live. Eine derart konsequente Steuerung sehen wir selten.
Was sind denn wichtige Integrationen und Spezialfeatures, die TYPO3 an der TU Wien so leistungsfähig machen?
Sebastian: Ein zentraler Baustein ist die Anbindung an unsere internen Systeme - allen voran unser internes Verwaltungssystem TISS - für Personen-, Funktionen und Organisationsprofile und für die strukturierte Darstellung von Forschungsleistungen. Gerade bei Daten für Personen und Funktionen merkten wir zum Beispiel immer wieder, wie wichtig Konsistenz ist: wenn sich eine Rolle oder ein Name ändern, muss sich das zuverlässig überall aktualisieren – sonst steht auf drei Seiten jeweils etwas anderes.
Ioulia: Wir haben auch sehr spezielle Funktionen umgesetzt – zum Beispiel eine spezielle Extension, um wissenschaftliche Formeln und Berechnungen einzubinden. Das ist nichts, was man mal schnell macht – aber für einzelne Fachbereiche extrem relevant.
Sebastian: Stimmt. Für einen unserer Professoren war das erst vor ein paar Tagen wieder wirklich kritisch, weil Kalkulatoren auf seiner Seite in Publikationen verlinkt waren. Und die mussten übernommen werden – aber eben auch sauber und barrierefrei.
Anita: Oder auch Alfresco, das Dokumentenmanagementsystem der TU Wien. Dieses hat plan2net in TYPO3 integriert. Aus IT- und Systemsicht bringt die Alfresco‑Anbindung (als DMS) klare Vorteile: eine zentrale Ablage, sauberere Dokumentenverwaltung, bessere Versionierung/Workflows, weniger Dateichaos, bessere Auffindbarkeit, klarere Rechte. Und im Webkontext: Dokumente müssen nicht „wild“ irgendwo hochgeladen werden, sondern können kontrollierter gemanagt werden. Aber die Technik ist dabei nur ein Teil. So ein Ausbau in der ganzen TU Wien ist ein großes Veränderungsvorhaben – mit vielen Beteiligten, Prozessen und Abhängigkeiten - und bedeutet einen größeren Kraftakt mit Rollout, Schulungen, Governance, Migration, Verantwortlichkeiten, Akzeptanz, Betrieb.
Gab es weitere interessante Features und Integrationen aus der laufenden Weiterentwicklung?
- Status-Ampel für IT-Systeme (Transparenz über Verfügbarkeit)
- SAML zur Authentifizierung Frontend-/Backend-Nutzer
- Video-Plattformen und datenschutzkonforme Einbettung
- JSON-Import: automatisierte Erstellung von Seitenbäumen inkl. Content
- Event-/News-Weiterentwicklung (Migration/Modernisierung Event-Logik)
Performance & Betrieb: bei dieser Größe ist Stabilität kein Extra. Was sind die größten technischen Herausforderungen im laufenden Betrieb?
Anita: Caching ist bei unserer Größe ein Dauerthema. Wir haben sehr viele Inhalte – und da hilft eine Lösung wie das kontinuierliche Cache-Renewal, vor allem bei News, damit sich nicht alles auf einmal neu aufbauen muss. Für 2026 ist außerdem die Evaluierung zusätzlicher Performance-Mechanismen (z. B. Varnish in einer Testinstanz) als nächster Schritt geplant.
Oliver: Viele Anforderungen der TU Wien sind nicht ‚out of the box‘ – etwa Single Sign-on und saubere Logout-Prozesse in komplexen Systemlandschaften. Alles muss am Ende so funktionieren, wie Nutzer:innen es erwarten dürfen.
Sebastian: Und auch unser Betriebssetup ist auf Verfügbarkeit ausgelegt: unser 3 Wochen‑Release Rhythmus, klare Testphasen und verschiedenste Fallback-Mechanismen. Dazu haben wir auch einen Fallback-Server, der täglich gesichert wird. Wenn der Loadbalancer merkt, dass der Production-Server Probleme hat, wird umgeschaltet – idealerweise unterbrechungsfrei.
Anita: Ein Detail, das unsere gemeinsame “Mitdenk”-Kultur zeigt: Formulare werden im Fallback-Betrieb ausgeblendet, damit keine Einreichungen in der falschen Datenbank landen – statt Fehlern sieht der User eine klare, hilfreiche Meldung.
Öffentliche Einrichtungen haben spezielle Anforderungen an Dienstleister. Was macht die Zusammenarbeit zwischen TU Wien und plan2net besonders?
Anita: Wenn es mal brenzlig ist und etwas nicht funktioniert, ist bei plan2net auch am Abend noch jemand erreichbar – und man kann gemeinsam diskutieren und den Fehler suchen. Dazu kommen klare Abläufe: Tickets, Release-Plan, Testphasen. Und menschlich funktioniert es auch. Das ist seit Jahrzehnten so - das schätzen wir wirklich sehr!
Doriana: Ich mag die Kommunikation mit der TU Wien sehr – auch, weil Anforderungen und Bugs meistens wirklich gut beschrieben sind. Und Barrierefreiheit kommt bei neuen Features immer als Frage des Kunden selbst: ist das barrierefrei? Das ist so nicht selbstverständlich.
Sebastian: Stimmt. Das sehe ich auch so. Die Kolleg:innen von plan2net denken mit – ihr kennt unser System und seht Dinge, die wir manchmal aus der Innensicht gar nicht sehen können. Und dieses Wissen bei euch im Team, zu TYPO3, Barrierefreiheit, Datenschutz – das macht diese Zusammenarbeit wirklich stark.
Search Engine, KI und Übersetzungen – Was sind die nächsten Modernisierungsschritte der TU Wien?
Wolfgang: Ein spannender Baustein sind in den nächsten Monaten die automatisierten Barrierefreiheitstests in der Pipeline – damit die Qualität bei jedem Release weiterhin passt und messbar bleibt.
Sebastian: Nach dem technischen Upgrade auf TYPO3 v12 LTS 2024, der erfolgreichen WACA-Rezertifizierung 2025 und unserem graphischen Softrelaunch liegen unsere nächsten Schwerpunkte in der Content-Governance (Alt-Texte/Urheberrecht), Übersetzungsunterstützung und dem Ausbau moderner Suchtechnologie. Der Umfang an eingesetzter KI für unsere Redaktionen ist noch in Diskussion – vor allem wegen der Nachhaltigkeit. Sehr konkret ist aber der Wunsch, unsere Redakteur_innen bei den Übersetzungen zu unterstützen – und gleichzeitig zu verhindern, dass Änderungen in deutschen Inhalten auf Englisch vergessen werden.
Parallel feilen wir an unserer Elasticsearch-basierten Suche, die künftig auch weitere Systeme - basierend auf einem Rechtekonzepte - umfassen wird.
